Hoe ik er in slaag elke dag 200+ mails te verwerken

Dit is het geheim van de lege mailbox. Gedaan met “heb je mijn mailtje gekregen” of “kan je dit eens beantwoorden” of “leef jij nog?”. Geen “Viagra”-mails meer, andere onderbroekenlol is voor het weekend. Na 15 jaar elke dag mijn mailtechniek te verfijnen hoop ik jullie te kunnen verblijden met mijn techniek voor efficiënte online briefwisseling.

Mail Overload

1. Vermijd miserie, zet uw spamfilter aan het werk

Het is misschien cliché, maar een goede spamfilter kan al wonderen doen. Zo kan je al een heleboel aanbiedingen voor borstvergrotingen en penisverlengingen meteen verticaal klasseren. Best kan je wel de routine inbouwen om één keer per week eens door je spamfolder te gaan om te kijken of er niet per ongeluk iets te veel door de mazen van het net is geglipt. Een spamfilter is zoals je trouwe viervoeter, je hebt er véél plezier van, maar je moet hem africhten, anders kan je soms wel een hoopje op de vloer vinden…

2. Tune je mailclient met snelle acties

Als ik een mailtje binnen krijg, dan lees ik die quasi onmiddelijk. Eerst even scannen of het relevant is aan de hand van de afzenden en het onderwerp (niet relevant: delete!). Toch iets om bij te houden? Gebruik een ‘snelle actie’ voor het archiveren van je mail. Zo heb ik in Outlook enkele snelle acties als “Te lezen in vrije tijd” of “Interessante lectuur voor op vakantie”.

3. Schrijf je uit op slechte nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven kunnen zéér interessant, maar soms ook pure verkoopspraat zijn. In plaats van te grommelen en te deleten of te archiveren, doe dan de moeite en schrijf je uit, zo hou je alleen relevante content over, en geef je ook mee aan de afzender dat zijn kwaliteit niet goed genoeg is om je te boeien. Ik verkies ook sociale media om op de hoogte te blijven van nieuws, ik kies zelf wanneer ik wil weten of er iets interessants is gebeurd op de wereld.

4. Verspil geen tijd aan mooie mapjes

Vroeger had ik wel 1000 mappen, per afzender, per project, per onderwerp, op te volgen en afgewerkt. En twee jaar geleden kreeg ik ineens een ingeving: waarom verspilde ik gemiddeld een uur per dag om alles in te delen in mappen als er toch zo iets bestaat als een zoekfunctie om me te helpen? Vandaag kan je nog maar één mapje vinden met het hele archief in. Wel heb ik mijn zoektechnieken verbeterd, zo zoek ik op afzender of op project of op tag. 1u per dag uitsparen x 365 dagen x opportuniteitskost = priceless!

5. Neem je tijd

Het is een mythe dat je contactpersoon “instant” feedback nodig heeft op een vraag. Hij of zij wil alleen duidelijk weten wanneer het dan wel te mogen verwachten. Als je niet de tijd hebt om iets meteen te doen, laat je contactpersoon dan gewoon weten wanneer hij of zij antwoord wél mag verwachten, zo heeft hij of zij een duidelijk idee wanneer dit terug op te nemen.

6. Ga boven de verwachtingen

Als je belooft iets tegen vrijdag te doen, zorg dan dat je het donderdag al kan doorsturen. Vroeger zei ik al eens snel, “komt in orde tegen vrijdag”, maar ik bedoelde eigenlijk: “ik kan er vrijdag pas aan beginnen”, waardoor je tegen de middag al een telefoon krijgt met de vraag wanneer het klaar is. Nu zeg ik “maandag heb je het zeker”, en dan maak je iedereen blij door toch vrijdag te sturen. Maar de taak zelf blijft op vrijdag. Zo zie je maar dat één mailtje het verschil kan maken tussen blije klant of boze klant.

7. Je mailbox is geen takenlijst!

Dit is de gouden tip voor een lege mailbox. Laat je taken niet in je inbox rondslingeren, deze is alleen bedoeld voor e-mails die je nog moet lezen of beantwoorden. Al de rest vink je aan als “taak” en archiveer je meteen. Als je tijd hebt om je taken op te volgen ga je naar je takenlijstje en werk je in volgorde af. Of nog beter, je plant je taken in in je agenda en werkt deze af op het voorziene tijdstip. Van uitstel komt afstel.

Tijd om je mailbox op te poetsen? Of heb je zelf nog tips voor een schone mailbox?