Waarom je blijft zitten met onbetaalde facturen

Gisteren zat ik op café met enkele collega ondernemers. En zoals zelfstandigen onder elkaar wel eens durven klagen, zo ging het deze keer over een regelmatig terugkerend onderwerp: slechte betalers! Iedereen rond de tafel had er last van, en ieder had zijn eigen theorieën om er vanaf te geraken, van rappel tot deurwaarder. Maar hoe kan je dat nu echt vermijden, slechte betalers? Hier mijn vijf tips voor meer centjes.

  1. Goede afspraken maken goede vrienden

Geert, één van de ondernemers aan de tafel, vertelde over een slechte betaler. ‘Ik werk altijd in fasen’, vertelt hij, ‘en altijd betalen ze netjes, tot het laatste factuur komt, dat blijft altijd hangen. Dan komen er ineens betwistingen naar boven, en andere inzichten in de gemaakte afspraken. Vroeger ging ik er mee naar een advocaat, nu ga ik eerst zelf eens met de mensen praten. Dit om de gemaakte afspraken, die goed op papier staan, samen eens te doorlopen. Dat zorgt al voor een heel ander verhaal’. En toen ik hem vanavond belde om te vragen hoe het nu geweest was bij zijn klant, was de boodschap: “alles ok, de betaling volgt”.

Het is zo een no-brainer, maar toch zo belangrijk om in het begin zeer duidelijke afspraken te maken over wat je WEL zal doen en wat je NIET zal doen. Denk daarom twee minuten langer na, en zet alles goed op papier, dat bespaart je een heleboel ellende achteraf. Ik heb hier zelf dikwijls genoeg tegen gefaald, en achteraf de dupe van geweest, waarbij de schade is opgelopen tot in de duizenden euro’s.

  1. Vul de verwachtingen in

Marijke, ook rasechte onderneemster aan de tafel, wees me terecht op het volgende: “Ja Tom, als het over facturen gaat, wil ik toch ook eens iets zeggen. Die factuur die jij stuurde een tijdje terug, ik heb die nu wel mooi betaald, omdat ik je goed ken en vertrouw, maar om eerlijk te zijn, was het mij niet duidelijk waar ze over ging hoor. Dat is toch ook belangrijk?” En daar stond ik mooi, als ‘expert in klantenbeleving’, ze had verdomd gelijk.

De prijs op je factuur mag bruisen van de kortingen en kadootjes zitten, als je ontvanger dat niet zo percipieert, dan kan de betaling uitblijven! De fout zat hem niet in een te hoge factuur, maar omdat er geen duidelijke context was waarom er een factuur kwam en waarvoor dit was. ‘Ik wist niet of dit nu een factuur was voor alles wat je gedaan hebt voor mij, want dan was het wel een zeer goede prijs. Maar als het maar voor een stukje was, dan ben je wel een dure vogel’, vertrouwde ze me nog toe. Gelukkig was het eerste geval van toepassing.

Daarom, besteed voldoende aandacht aan de context rond je factuur. In plaats van één lijntje met “Geleverde Prestaties”, vertel je klant wat je allemaal voor hem gedaan hebt, en hoe hard je voor hem gewerkt hebt, dat ze het niet vergeten.

  1. Neem de betalingsdrempels weg

Waarom moeten we het toch zo moeilijk maken om onze facturen betaald te krijgen? Eerst die factuur weer zoeken, want waar had ik die gelegd (als ik er al aan denk), dan het bedrag vinden, dan het rekeningnummer zoeken, en waar is die verdomde BIC-code nu weeral…

Een trend die je meer en meer ziet, is dat je je factuur online gaat verzenden. Je spaart er niet alleen een postzegel mee uit, maar ook tijd én je verlaagt de drempel om te betalen, want je hebt je factuur altijd bij de hand. Maar als je in de mail nu ook ineens een knop zet met “Betaal Nu Online”, waarbij men je factuur meteen kan betalen via Isabel, Paypal, Bancontact of één van alle andere online betalingsproviders, dan neem je elke drempel weg!

Als je nog een goed pakketje zoekt, moet je zeker InvoiceOne eens proberen, ik heb er een jaar aan mogen meewerken samen met een knalteam van Wolters Kluwer én AE, zeker een aanrader. Vanaf 10 facturen per maand heb je de kosten al terugverdiend aan het uitsparen van papier, enveloppen en postzegels…

  1. Kies het perfecte moment

Als je nu écht de kunst van de facturitis onder de knie wil krijgen, dan is het belangrijk dat je ook gaat nadenken over het moment waarop je jouw factuur het beste kan versturen.

Vroeger, toen ik nog websites maakte, dan was de voorschotfactuur altijd binnen de 24u in orde, want de klant kon niet wachten om zijn nieuwe website te zien verschijnen. De afrekeningsfactuur, die bleef dan weer een hele tijd liggen, omdat ze pas werd gemaakt op het einde van de maand waarin de website online was gegaan, tegen die tijd was het nieuwe er al lang af. Dat laatste heb ik dan aangepast. De afrekeningsfactuur werd gemaakt als de website goedgekeurd was in de testomgeving, alvorens deze te publiceren op het internet, en ja hoor, probleem opgelost.

Denk eens na voor jezelf, “Op welk moment is mijn klant het meest gelukkig over mijn noeste werk”. DAT is het moment waarbij de betaling het vlotste zal binnenkomen, DAT is het moment waarop jij je volgende factuur moet verzenden. Niet wanneer je boekhouder belt dat het tijd is om de BTW te doen, of dat je rekening weer in het rood staat…

  1. Beloon je trouwe betalers

De mannen van OM Collective, die hebben dat goed gezien. Elke maand, nadat de betaling op hun rekening staat, dan krijg ik als klant een mailtje om mij te bedanken dat ik met hen heb samengewerkt, en dat de betaling goed is binnen gekomen. En voor een trouwe betaler, daar kan er af en toe zeker iets meer van af, buiten de vooropgestelde overeenkomst.

Geef je goede betalers af en toe iets extra, koester hen, ga er een pintje mee drinken, want ze vallen niet al te dik tegenwoordig. Zij zijn jouw ambassadeurs voor groei, voor meer klanten, die hopelijk even goede betalers zullen worden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *